SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas paada pihak manajemen. Sekarang ini, karyawan golongan rendah bertanggung jawab atas beberapa keputusan ini, karena sistem informasi membuat informasi menjadi tersedia untuk golongan yang lebih rendah dalam bisnis. Tetapi apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan yang lebih baik? Bagaimana pengambilan keputusan terlibat dalam bisinis dan organisasi lainnya? Hal ini akan dilihat lebih dekat sebagai berikut.

Nilai Bisnis dari Pengambilan Keputusan yang Telah Ditingkatkan

          Apakah nilai moneter bagi bisinis dengan adanya pengambilan keputusan yang lebih baik? Banyak penelitian menyatakan perusahaan menentukan sejumlah keputusan pokok di mana investasi sistem baru mungkin dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusannya. Berbagai kkeputusan diambil pada semua tingkat dalam perusahaan, dan beberapa keputusan ini sifatnya umum, rutin, dan banyak. Walaupun nilai dari peningkatan setiap keputusan kecil, meningkatkan ratusan ribu keputusan yang “kecil” ini menghasilkan nilai tahunan yang sangat besar dalam bisnis.

Jenis Keputusan

Setiap tingkatan mempunyai kebutuhan informasi yang berbeda untuk membantu mengambil keputusan dan tanggung jawab atas jenis-jenis keputusan yang berbeda. Keputusan diklasifikasikan sebagai keputusan terstruktur, semiterstruktur, dan tidak terstruktur.

            Keputusan tidak terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang pengambilan keputusannya harus memberikan penilaian, evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya. Setiap keputusan ini adalah baru, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada pengertian yang dipahami benar atau prosedur yang disetujui bersama dalam pengambilannya.

            Keputusan terstruktur (structured decision), sifatnya berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak perlu diperlakukan seakan-akan masih baru. Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari kedua jenis keputusan ini, dan keputusan semistruktur (semistructured decision), yaitu yang hanya sebagian masalahnya mempunyai jawaban yang jelas tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama. Secara umum, keputusan terstruktur lebih umum dijumpai pada tingkat organisasi rendah, sedangkan masalah yang tidak terstruktur lebih umum dijumpai pada tingkat tinggi.

          Eksekutif senior menghadapi banyak situasi keputusan yang tidak terstruktur, seperti menyusun sasaran perusahaan untuk lima atau sepuluh tahun ke depan, atau menentukan kapan harus mmemasuki pasar yang baru. Dalam menjawab “Apakah sebaiknya kita memasuki passar baru?” dibutuhkan akses terhadap berita, laporan pemerintah, dan data-data lainnya.

Gambar 10-1 kebutuhan informasi dari kelompok pengambilan keputusan

Proses Pengambilan Keputusan

            Mengambil keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah. Simon (1960) menyatakan empat tahap berbeda dalam mengambil  keputusan: kecerdasan, rancangan, pilihan, dan implementasi (lihat gambar 12-2). Tahapan ini bersesuian dengan empat langkah pemecahan masalah yang digunakan disepanjang pembahasan ini.

Gambar 10-2 Tahapan Pengambilan Keputusan

Kecerdasan (intelligence) terdiri atas menemukan, mengidentifikasi, memahami masalah yang terjadi pada organisasi–mengapa masalah itu terjadi, dimana, dan akibat apa yang dialammi perusahaan. Rancangan (design) melibatkan identifikasi dan pencarian berbagai solusi masalah. Pilihan (choice) adalah tentang membuat alternatif solusi yang ada. Dan implementasi (implementation) adalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi seberapa baik kerja solusi tersebut.

            Apa yang terjadi apabila solusi yang Anda pilih tidak berguna? Gambar 12-2 menunjukan bahwa Anda dapat kembali kepada tahap sebelumnya dalam proses pengambilan keputusan dan mengulangi bila perlu.

Sistem untuk Mendukung Keputusan

             Ada empat jenis untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang telah dijleaskan. Sistem pendukung keputusan (DSS) menyediakan model analitis atau pernagkat analisis data berukuran besar kepada manajer menegah yang menghadapi situasii keputusan semistruktur. Sistem pendukung eksekutif (ESS) adalah sistem yang menberikan informasi dari luar (berita, analisis saham dan tren industri) dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manejer senior, yang harus mengambil keputusan yang kebanyakan bersifat tidak terstruktur. Sistem pendukung keputusan kelompok (group decision support system–GDSS) adalah sistem khusus yang memberikan sekumpulan lingkungan elektronik di mana manajer dan tim dapat mengambil keputusan secara kolektif dan meranncang solusi untuk masalah semistruktur.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

          Sistem informasi manajemen (SIM) membantu manajer mengawasi dan mengelola bisnis dengan menyediakan informasi mengenai kenirja perusahaan. SIM secara khusus menghasilkan laporan yang bersifat tetap dan ritun berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system-TPS) perusahaan. Kadang-kadang, laporan SIM adalah laporan pengecualian, hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus dan luar biasa, seperti kouta penjualan untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat yang diperkirakan. Kini banyak laporan semacam  itu yang dapat diperoleh secara online melalui internet, dan laporan SIM lainnya dapat diperoleh berdasarkan permintaan.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

         Sementara SIM fungsi utamanya adalah menangani masalah-masalah terstruktur, DSS mendukung analisis masalah semistruktur dan tidak terstruktur. DSS di masa paling awalnya sangatlah digerakkan oleh model, menggunakan beberapa jenis model untuk menunjukan analisis “bagaimana jika” dan analisis lainnya.  

Komponen DSS

Gambar 10-3 Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan secara umum

Gambar 10-3 menjelaskan komponen-komponen suatu DSS. Diantaranya adalah basis data untuk analisis dan query; sistem peranti lunak dengan banyak model, penggalian data dan perangkat analitis lainnya; serta antarmuka pengguna.

         Basis data DSS (DSS database) adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi atau kelompok. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC yang berisi sebagian data perusahaan yang telah diunduh dan mungkin digabungkan dengan data eksternal. Alternatif lainnya, basis data DSS dapat berupa gudang data besar yang secara terus-menerus diperbarui oleh TPS perusahaan pusat (termasuk aplikasi dan data yang dikembangkan oleh transaksi pada situs Web).

          Sistem peranti DSS (DSS software system) berisi peranti lunak yang digunakan untuk menganalisis data. Ini dapat berisi berbagai perangkat OLAP, perangkat penggalian data, atau sekumpulan model matematis dan analitis dapat dengan mudah diakses oleh pengguna DSS. Model adalah representasi abstrak yang mengilustrasikan beberapa komponen atau hubungan dari suatu fenomena. Model dapat berupa model fisik (seperti pesawt terbang), model matematis (seperti persamaan), atau model verbal (seperti penjelasan mengenai prosedur untuk melakukan pemesanan).

       Pemodelan statistik membantu menentukan hubungan, seperti menghubungkan penjualan produk dengan perbedaan usia, pendapatan, atau factor lainnya antara beberapa komunitas. Model optimalisasi menentukan alokasi sumber daya yang optimal untuk memaksimalkan atau meminimalkan variable tertentu, seperti biaya atau waktu. Penggunaan klasik dari model optimalisasi adalah menentukan campuran yang cocok dari produk dalam sebuah pasar yang diberikan untuk memaksimalkan keuntungan. Model peramalan sering digunakan untuk  meramalkan penjualan. Penggunaan model jenis ini dapat memberikan sejumlah data historis untuk memproyeksikan kondisi tersebut. Pengambilan keputusan dapat mengubah kondisi masa depan tersebut (sebagai contoh bahan baku atau masuknya pesaing baru dengan harga lebih rendah di pasar) untuk menentukan bagaimana kondisi baru tersebut dapat mepengaruhi penjualan.

Referensi:            

(Sistem Informasi Manajemen 2 ed. 10, Laudon (Pearson))